仕事の悩み

仕事を「見える化」して効率化する方法!新卒でも使えるタスク管理!

「仕事ができない」「効率を上げたい」と悩んでいる方は多いですが、その方法がわからないという場合がほとんどです。

特に新卒やはじめたばかりの仕事で、直面する場面が多いでしょう。

そこで仕事を「見える化」することで、すべきことが明確になり、効率を上げる事ができます。この記事では、新卒や社会にまだ慣れていない人でも簡単に実践できる、仕事を見える化する方法をご紹介します。

「見える化」することのメリット

仕事の「見える化」という言葉には多様な意味がありますが、その多くが仕事を可視化できるようにすることで頭の中を整理し、具体的な行動に移しやすくする方法のことです。

本来は、課題解決するための行動や仕事でやるべきタスクは、頭の中で整理して実行しようとする人が多いですが、これでは頭の中でイメージするだけでは抽象的すぎて、結局何をそうすればいいのかがわかりずらいデメリットがあります。

しかし、やるべき課題や一つ一つのタスクを具体的に見える化することで、次への行動を見てすぐに判断でき、仕事のムダを省く事ができます。

【仕事を見える化するメリット】

  • 全体の流れがつかめる
  • 自分の位置付けと影響が見える
  • タスクの順序がつけやすくなる
  • タスク漏れを防ぐ

仕事を見える化して効率化する方法【課題解決】

何をするかを段階的に見える化する

与えられた仕事で、具体的に何をするのかをいう段階まで落とし込む方法です。

仕事の見える化の基本は、5W1Hの「いつ、誰が、何を、なぜ、どこで、どのように」で見れば何をすればいいか分かる段階まで整理します。

例えば、上司や先輩から「今回の調査結果を報告するからまとめておいて」という課題を指示されたとすれば、

  1. いつまでに:今日の16時までに
  2. 誰が:自分ともう一人の同期で
  3. 何を:先月の売上データを
  4. なぜ:クライアントに報告するから
  5. どこで(省略)
  6. どのように:グラフで分かりやすく

といったように、具体的に何をすればいいのかを紙やExcelに書き出して整理していきます。

仕事を見える化することで、一緒に仕事を行う他の人物にもわかりやすく伝わりますし、目的が明確なので作業途中で考え込むこともありません。

タスク管理にもつながるため、仕事の効率化を図る事ができます。

なぜか?の原因となるデータを見える化する

新人でなくとも、仕事を進めるうえでよく「なぜこうなったか」という疑問解決系の課題を出されることがあります。

なぜ売上が伸びないのか、どうしてこの結果になるのか、といった原因がわかれば、クライアントへの報告も理由付けができますし、次に失敗しないための解決策が打てます。

頭で考えているだけでは答えは出てきません。原因となりうるものをデータなどで見える化し、具体的に考えられるように整理する必要があります。

例えば、「今月の売上が悪かったのはなぜか」という原因調査を依頼されたら、

  1. 売上が特に悪かった日付や商品を見つける
  2. 売上に関わるデータをExcelなどにまとめる
  3. 売れたときと比較して原因を特定する

あくまで一例ですが、原因となり得るものをデータ化し、見える化する事で客観的に判断することができます。

ただ1点注意しておきたいのが、課題はあくまで原因の追求であり、データをまとめる事ではないということを意識しておきましょう。

頭の硬い新卒にありがちですが、データをまとめる事に時間をかけすぎて、肝心の原因調査をできていなかったということになりかねません。

仕事を見える化して効率化する方法【タスク管理】

仕事(タスク)を見える化することで、その日やるべき事や何を最優先しなければならないのかが明確になり、頭で考えなくとも見るだけでタスク管理が可能になります。

その日の作業を具体的に書き出す

まず、出社したら今日やるべき仕事を一つづつ書き出していきます。朝出社してまずはじめに行うことで、1日のスケジュールが組みやすくなり、効率よく仕事が進みます。

  • その日やるべき事
  • 前日の積み残し
  • 明日やっておいた方がいい事

また、書き出すものはノートでも付箋でもいいですが、終えたタスクはノートであれば線を引き、付箋であれば剥がして捨てる、という作業をすれば残りのタスクがわかりやすくなります。

ポイントは具体的に何をするかまで明確に書き出す事です。「〜をまとめる」だけでなく、「どういう内容をどういう方法でまとめるか」まで具体的に書き出しましょう。

「考える時間を省く」ために、見てすぐに行動に移せなければ「見える化」する意味がありません。

「緊急度」と「重要度」で順序をつける

書き出したタスクに、今度は優先順位をつけていきます。

新卒や仕事に慣れていないときは、この優先順位が難しいところですが、並べ方や優先順位には「緊急度」「重要度」で決めていきます。

見たことがある人もいるかもしれませんが、上記の軸は上にいくほどその仕事の「重要性」が高く右にいくほどその仕事の「緊急性」が高いことを表す軸です。

この軸に従って、書き出したタスクを「重要度」と「緊急度」のどちらが高いかを順位付けしながら、張り出していきます。

こうすることで、「何を先にするべきなのか」「何が今日中に終わらせるべきタスクなのか」を見て判断することができるため、仕事を効率化することができます。

判断基準が難しい場合は、頼まれた相手の仕事にどう影響するかを考えると何を優先にするべきかがわかりやすくなります。

仕事を見える化するだけでも効率はよくなる!

ここでご紹介した方法は、実際に私も実践していた効率化手法です。

私も実は容量が悪くて、仕事が遅いのでよく怒られていました。それでも何とか認めてもらいたくて、目に見える方法でタスク管理をして、何をするべきかで考える時間のムダをなくすことができました。

複数の仕事をするときは、頭の中で次に何をどう進めるかを考えがちですが、複数を同時進行することが苦手な人はやめましょう。

容量があまりよくない人は、一つ一つの仕事を書き出して「見える化」することで、頭の中をすっきりさせて順序良く考えることができますし、仕事のヌケ・モレも防ぎます。

仕事の効率が上がれば、上司や先輩に認めてもらえる

仕事の効率化ができれば、その分仕事全体を通してスピードが早くなります。

上司や先輩に「あれできてる?」と聞かれたときに、「できてます」と言えれば「もうできたの?」と少しでも認めてもらえるかもしれません。

仕事を「見える化」しておけば、忘れてしまいそうな仕事のヌケやモレを防げるため、たとえ仕事が遅くてできないとしても「仕事のヌケ・モレはない」という別軸で評価される事だってあります。

一つ一つの作業は慣れてくれば速くなるので、新卒やはじめの頃は仕事の進め方やタスク管理を効率化できるように心がけましょう。

それでも仕事を効率化できないときは?

いろいろと試しても、仕事のスピードが上がらず何度もミスをしてしまう場合は、仕事が合っていないか向いていない可能性が高いです。

新卒などはじめのうちはミスしたり、作業が遅いのは当然ですが、何度やっても時間が経っても慣れないときは、転職を視野にいれておく必要があります。

実際に、人には向き不向きが存在します。否定したくなる気持ちもわからなくもないですが、仕方のないことです。その仕事を好きになろうとしてもなれない場合は、心の底からやりたくない場合が多いです。

仕事との相性やでき具合は、転職により劇的に変わる場合もあります。

ただ、新卒の転職は不安な方が多いかもしれませんが、第二新卒という立場は採用されやすく、第二新卒向けの転職エージェントを利用すれば圧倒的に転職が早くできます。

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